<알쓸폰잡 Q&A ③> 가입신청서, 올바른 파기 방법은 무엇인가요?

Q. 이동전화 가입 시 고객들이 작성한 가입신청서는 어떻게 처리해야 하나요?

A.  이동전화 가입 시 고객이 작성한 가입신청서는 고객에게 즉시 돌려주는 것이 원칙입니다. 고객이 가입신청서를 두고 가거나 미비서류를 보내왔을 경우도 목적이 달성되면 즉시 파쇄 하는 것이 원칙입니다.(이용목적 달성 시 즉시 파기 원칙)

1) 매장 내 문서 파쇄기를 이용하여 파쇄 할 경우

첫 번째 문서 파쇄기 구입 시 가급적 꽃가루 형태로 잘게 파쇄 되는 제품을 구입·사용하는 것이 좋습니다.단순히 파쇄기만을 통했다고 안전하게 파쇄된 것이 아닐 수도 있습니다. 누군가 시간을 갖고 파쇄 된 종이를 연결하여 정보를 확인할 수 있다면 문서가 안전하게 파쇄 되었다고 할 수 없습니다.

두 번째 매장 내 파쇄기를 이용할 경우에도 문서 파쇄대장을 만들어 운영하는 것을 권장합니다.

2) 파쇄서비스도 이용하지 않고 매장 내 파쇄기도 없다면 부득이한 경우 손으로 파기 할 수 있습니다.

다만, 파쇄 된 서류에 고객 정보가 식별되진 않는지 반드시 확인해야 하며, 파쇄 전 매직 등으로 개인정보를 읽을 수 없도록 처리 후 파쇄하는 것이 좋습니다.